Spuneam într-un articol anterior că voi reveni cu învățămintele internilor din cel mai recent eveniment organizat de ei, precum și cu alte câteva sfaturi pentru un eveniment de succes.

În primul rând, atunci când te hotărăști să organizezi un eveniment trebuie să te întrebi mai întâi dacă ai nevoie de un eveniment și ce anume dorești să obții prin acel eveniment: bani, imagine sau poate amândouă?

În jurul conceptului evenimentului tău stă întreaga forfotă care va urma. Așadar, pregătește-te alături de echipa ta și scrie scenariul în cel mai mic detaliu:
– Care este tema evenimentului?
– Este evenimentul organizat cu un prilej anume?
– Ce vrem să obținem în urma acestui eveniment?
– Pentru cine facem acest eveniment?
– Cum vom promova acest eveniment?
– Când vom organiza acest eveniment?
– Pe ce perioadă se va întinde evenimentul?
– Unde vom desfășura evenimentul nostru?
– Care sunt activitățile pe care ni le propunem în acest eveniment?
– Care sunt resursele umane disponibile pentru acest eveniment?
– Care este bugetul evenimentului?
– Ce resurse avem și de care mai avem nevoie?
– Cine sunt oamenii-cheie care ne pot ajuta în susținerea evenimentului?
– Care sunt riscurile ca acest eveniment să nu iasă cum ne-am propus?
– Care sunt planurile de rezervă pentru riscurile identificate?

Ia-ți întotdeauna timp destul pentru pregătire, deoarece un eveniment bine organizat începe cu cel puțin 3-6 luni de la data efectivă a implementării lui.

Verifică întotdeauna dacă în acea perioadă sunt sărbători religioase sau alte evenimente care ar putea să îți dea peste cap programul și mai ales lista de invitați. Verifică agendele instituțiilor, calendarele cu zilele libere și cele religioase, chiar dacă la prima vedere nu îți va veni în minte un alt eveniment.

Nu face un eveniment doar de dragul de a organiza ceva. Gândește-te și analizează bine nevoile pe care le are compania ta. Dacă nu dispui de destui oameni sau de destule resurse, mai bine amână totul pentru când toate acestea vor fi la un nivel mai ridicat.

Asigură-te că locul ales este unul cunoscut de cei pe care i-ai invitat sau, dacă nu, măcar să le oferi un kit complet prin care să înțeleagă cum să ajungă acolo.

Nu te gândi că dacă rezervi o sală de conferințe, cel ce deține sala îți va pune la dispoziție și restul de echipamente: videoproiector, laptop, sunet etc. Cere-le expres și trece-le în contractul de închiriere.

Pune-te în pielea invitaților: ce au nevoie, unde vor sta, cu cine vor vorbi, cum se vor simți etc. Derulează dinainte firul evenimentului pentru a nu se ajunge atunci la un haos complet.

Nu pune în listă activități care nu au nici o legătură cu tema evenimentului și care nu îndeplinesc obiectivele propuse. Chiar dacă poți și îți place să le faci, păstrează-le pentru un cu totul alt eveniment.

Ai grijă la cele mai mici detalii: săpun și hărtie igienică la toaletă, curățenie în toate locurile evenimentului, nici un scaun rupt sau stricat, mâncare proaspătă și delicioasă, apă și cafea la discreție, echipament tehnic funcțional, lumină potrivită în sală, transport până la locul evenimentului etc.

După ce se termină evenimentul, nu încasa banii și nu te bucura de articolele apărute despre tine în presă, ci încearcă să iei pulsul evenimentului direct de la participanți pentru a ști ce a fost bine și ce trebuie să schimbi data viitoare. Pentru că dacă arăți că nu îți pasă, e foarte posibil să nu mai fie deloc o dată viitoare.

June 7, 2010
Înainte de a organiza un eveniment
Spuneam într-un articol anterior că voi reveni cu învățămintele internilor din cel mai recent eveniment organizat de ei, precum și cu alte câteva sfaturi pentru un […]
March 22, 2009
Criza in PRiza
In regiunea Moldovei, Relatiile Publice au reprezentat inca de la inceputul aparitiei lor un domeniu neinteles. Fie ca este un domeniu foarte complex, fie ca nu […]
February 19, 2009
Finantare.ro vine in orasul tau cu reduceri
Arhipelago Training lanseaza Campania „Finantare.ro vine in orasul tau”. De acum, nu mai este nevoie sa te deplasezi in alte orase pentru a te perfectiona. Venim […]
February 3, 2009
Ce ai face ca sa inveti sa scrii o cerere de finantare?
Vrei sa afli totul despre finantari si sa inveti chiar tu sa scrii proiecte de finantare? Vrei sa afli toate acestea de la specialistii de la […]
January 21, 2009
Cum sa scrii o cerere de finantare europeana
Arhipelago Training si Finantare.ro te invita la Training. Vrei sa inveti sa iti organizezi mai bine timpul si sa scrii chiar tu proiecte de finantare? Atunci […]
November 11, 2008
Ultimele zile de inscrieri la Training
A inceput ultima saptamana in care te mai poti inscrie la Trainingul pe Management de Proiect ce va avea loc intre 15 si 16 noiembrie 2008 […]
November 3, 2008
Ce iti trebuie ca sa fii manager?
Dacă ne uităm într-un dicţionar de termeni, vom observa scris în dreptul cuvântului „management”: activitatea şi arta de a conduce. Ei bine, a fi manager nu […]
October 23, 2008
Cat de bun esti ca Manager de Proiect?
Toti stim cat de important este sa stii sa scrii un proiect, sa accesezi niste fonduri, sa te incadrezi in timpul de lucru, sa lucrezi in […]