S-a văzut lipsa mea de câteva zile de pe blog, dar eu zic că a fost cu un scop nobil: organizarea evenimentului Online Career Day. Din punctul nostru de vedere, a ieșit extrem de bine și așteptăm cu nerăbdare următoarea ediție de luna viitoare. OCD mi-a adus aminte de câteva idei esențiale despre organizarea unui eveniment și, fiind atât de mulți tudenți în sală, m-am gândit să le împărtășesc pe blog.

Organizarea unui eveniment nu este un lucru ușor, deși mulți ar crede că e ”floare la ureche”. Ei bine, nu e. Chiar și după ani de experiență, organizarea efectivă a unui eveniment îți dă mari bătăi de cap, iar nivelul de stres este extrem de ridicat. Asta, bineînțeles, dacă îți pasă cum iese evenimentul și, mai ales, ce spun participanții despre el și, implicit, despre tine.

Există câteva lucruri pe care trebuie să le ai în vedere atunci când organizezi un eveniment, indiferent de tipul și de proporția lui:

– Stabilește de la bun început motivul pentru care organizezi acest eveniment. Este vorba de bani, de imagine sau de schimbarea unor comportamente și/sau atitudini? Cu cât știi mai precis scopul evenimentului, cu atât poți ajunge mai aproape și mai repede la succes, adică la rezultate palpabile;

– Asigură-te că te poți baza pe o echipă de oameni! Un eveniment nu se organizează singur, ci are nevoie de multe resurse, iar cele mai importante sunt resursele umane. Dacă nu ai oameni care să planifice activități și să le deruleze, nu poți avea un eveniment. Dacă nu ai oameni care să adune fondurile necesare desfășurării optime a activităților, nu poți avea un eveniment. Dacă nu ai oameni care să participe efectiv la eveniment … clar nu poți avea un eveniment;

– Imaginează-ți derularea efectivă a evenimentului și pune pe foaie toți pașii și, mai ales, toate resursele de care ai nevoie pentru fiecare activitate în parte. Altfel, te poți trezi în mijlocul evenimentului că ai uitat ceva și, cu siguranță, nu va fi foarte plăcut;

– Nu uita să împarți sarcini și să scrii în planificarea ta cine e responsabil de fiecare activitate în parte. Nu te aștepta ca oamenii din echipă să aibă inițiativa realizării unei sarcini nedelagate și să speri că va exista cineva dintre toți care va îndeplini acele activități;

– De asemenea, nu uita să fixezi termene-limită pentru toate aceste sarcini și să te asiguri că ele sunt respectate de restul echipei. Nu e prea amuzant să afli că materialele nu vor fi gata la timp, pentru că unuia dintre membri nu i s-a dat un termen-limită;

– Nu uita să ceri feedback-ul participanților la eveniment, printr-un chestionar de evaluare. De asemenea, verifică și ceea ce s-a scris ulterior despre eveniment ca să știi dacă ți-ai atins obiectivele sau nu. Totodată, nu uita să mulțumești pentru feedback și pentru participare;

– După terminarea evenimentului, nu trebuie să dispari în neant … rămâi în contact cu partenerii, cu sponsorii, cu participanții. Mulțumește-le pentru sprijin și ”ține-i în priză” pentru evenimente ulterioare.

Cam atât îmi vine acum în minte. Voi mai aveți alte sugestii?

Sursa foto

April 6, 2011
Ce trebuie să ai în vedere atunci când organizezi un eveniment?
S-a văzut lipsa mea de câteva zile de pe blog, dar eu zic că a fost cu un scop nobil: organizarea evenimentului Online Career Day. Din […]